Mudanças entre as edições de "Cadastro de Beneficiários"

Edição atual tal como às 17h51min de 17 de julho de 2018

Existem duas maneiras de se incluir, alterar ou inativar beneficiários no SIPSIM. A primeira é através de arquivo de importação do GPS ou ERP da Operadora, a segunda é cadastrando o usuário diretamente no próprio SIPSIM.

Acesse através do Menu do SIB a opção Cadastro de Beneficiários.

Nessa tela inicial podemos realizar a consulta de beneficiários, onde é possível verificar situação de cada cadastro e realizar as funções disponíveis de acordo com status do beneficiário.

Consulta beneficiários

Lembramos que todo campo preenchido em azul, pode-se clicar a tecla <F4> para entrar no modo seleção para procurar um beneficiário já cadastrado.

Digite o código do beneficiário desejado ou pressione <F4> para selecionar um beneficiário já existente. Para incluir um novo, apertar o botão Incluir Novo.

Ao pressionar <F4> a tela acima será apresentada para seleção, observe que no campo superior esquerdo, o sistema permite localizar o beneficiário pelo nome, CPF ou pelo código. Selecione a opção, preencha o campo com os dados para seleção e pressione o botão localizado a direita do campo.

Os registros que obedecerem ao padrão de consulta serão apresentados no quadro para seleção. Selecione o registro desejado e aperte o botão OK, para que os registros relacionados sejam apresentados, conforme exemplo a seguir:

Observe que para o Beneficiário Teste, o sistema exemplo apresentou 4 registros simultâneos. Isso ocorre porque o SIPSIM guarda o histórico de alterações ocorrido com o beneficiário de forma individualizada. No caso acima, temos a seguinte história:

• O primeiro registro foi o da sua inclusão no plano;

• O segundo registro foi referente a alteração de endereço;

• O terceiro, que está em vermelho, foi o da sua exclusão do plano; e,

• O quarto foi relativo a sua re-inclusão ao plano.

Cada registro apresentado é ou foi enviado para o SIB em um lote de dados e permanece no SIPSIM como registro do fato ocorrido, para posterior consulta.

Realizando o cadastro de beneficiários

Na parte inferior dessa tela, temos também 7 botões de funções, os quais aparecem conforme a situação do registro selecionado, ou seja, dependendo da situação do associado alguns botões estarão desabilitados

Ver Dados Cadastrais

Permite abrir e visualizar os dados do registro selecionado, se o registro for o último, a tela do cadastro permitirá somente visualizar os dados;

Alterar Dados Cadastrais

A partir de um registro ativo, pode-se alterar dados como endereço, CNPJ e outros. Ao confirmar a alteração o sistema irá criar um novo registro com data vazia de envio para exportá-lo ANS com novo ID (que seria um histórico de alteração). Caso o registro selecionado ainda não tenha sido enviado para a ANS, o sistema irá apenas atualizar os dados no registro selecionado sem gerar um novo ID.

Reincluir

Caso o último registro selecionado seja um registro inativo, este botão permitirá a re-inclusão do beneficiário ao plano. . Para isso informe uma data de Reinclusão maior que a data de cancelamento. O sistema criará assim, um novo registro para ser exportado para a ANS.

Cancelar

Caso o último registro selecionado seja um registro ativo, esta função criará um novo registro (ID) de cancelamento do beneficiário do plano. Ao clicar no botão de cancelamento informe data e motivo de cancelamento, o cadastro irá aparecer em vermelho pronto para ser exportado á ANS.

ATENÇÃO: Somente através desse botão poderá ser realizado o cancelamento de um beneficiário a opção de “Alterar dados cadastrais” que realiza o cancelamento só cria um arquivo de alteração. 

Alterar Cancelamento

Altera informações de cancelamento e caso o último registro enviado seja de cancelamento e já tenha sido enviado a ANS, o sistema irá criar um novo registro, com a operação de “alteração de Cancelamento”. Caso o registro de cancelamento não tenha sido enviado a ANS, o sistema permitirá a alteração do registro selecionado sem criar novo ID

Incluir Novo

Esta função permite a inclusão de um novo beneficiário, abre tela de cadastro

Como já foi dito, a inclusão de um beneficiário é feita através do botão "Incluir Novo", ao selecionar está opção é necessário o preenchimento correto das seguintes abas.

Aba 1.Pessoal

Na primeira Aba 1.Pessoal temos as informações Nome da Mãe, Data de Nascimento, sexo e um campo para preenchimento do titular.

Como este campo esta preenchido em azul, o seu objetivo é o de permitir o relacionamento do registro atual com o registro do titular. Basta pressionar <F4> para selecionar o titular.

Para isso, deve-se primeiro cadastrar os titulares, para depois cadastrar os dependentes.

Um erro muito comum para os usuários do GPS e de ERPs que importam diretamente para o SIPSIM é quando o Titular apresenta inconsistências e não são importados, em seguida, todos os dependentes passam a apresentar inconsistência devido à inexistência do titular.

Caso o registro seja de um dependente, este campo é utilizado para vinculá-lo a um titular.

Coloque também o tipo de vinculo, pressionando <F4>.

Caso o registro seja de um titular, o campo Titular deve ser deixado em branco e o campo vínculo deve ser preenchido com a opção TITULAR.

No espaço destinado ao preenchimento da Documentação, observe para a seleção do País através da tecla <F4> e para a escolha de quais campos devem ser preenchidos ou não, de acordo com tipo de plano.

Aba 2.Endereços

Após cadastrar os dados do beneficiário, vá para a Aba 2.Endereços e preencha os dados de acordo com a natureza de cada campo, atentando para a escolha do município com a tecla <F4>.

Aba 3.Plano

A Aba 3.Plano é a mais complexa e requer uma atenção especial ao seu preenchimento, de acordo com as normas da ANS e objetivos do arquivo.

Atenção para as regras de preenchimento contidas nos manuais oficiais do SIB, como por exemplo, os critérios para o preenchimento do código do plano na operadora ou o código do plano na ANS. Verifique na legislação quais campos devem ser preenchidos ou não de acordo com cada caso.

No espaço definido como informações críticas, atente principalmente para as datas, como por exemplo:

• Data de adesão menor do que a data de nascimento;

• Data de Cancelamento menor que a data de adesão.

• Data de Reinclusão no plano;

• Nro do Produto na Operadora de Origem caso o beneficiário tenha sido migrado de outra operadora; e,

O CCO é preenchido automaticamente pelo sistema, mas pode ser alterado pelo usuário. Cuidado ao mexer nesse campo, pois a ANS só reconhece o registro através do CCO.

Sempre que enviar um arquivo para o SIB com inclusões, no próximo retorno, a ANS devolverá o arquivo com o CCO dos beneficiários incluídos. Importe esse arquivo para o SIPSIM atualizar o CCO dos registros incluídos através da opção "Importar RPX"

Aba 4.Carências

As datas contidas na Aba Carências, só são preenchidas pelos usuários do GPS da OAZEZ, que importam as guias para o preenchimento do SIP, para calculo do número de expostos em cada situação.

Para o preenchimento deste campo coloque a data do fim da carência em cada cobertura, para efeitos no cálculo do SIP.

Ao importar as guias do GPS, o sistema irá considerar as datas de fim de carência de cada beneficiário para controle dos expostos em cada situação e mês do trimestre.

Aba 5.Controle

A Aba Controle contém informações relativas a operação do registro, envio para a ANS e demais informações complementares que não sofrem interferências do usuário. O campo Data de Envio é a data que será criado o arquivo de envio para ANS.

Após concluir o cadastro, pressione no botão Gravar Alterações para concluir o registro.

Botão “Cancelar Envio”

O Botão “Cancelar Envio”, contido na Aba 5.Controle pode ser acionado quando o registro tiver sido enviado e rejeitado pela ANS no arquivo de devolução (retorno), ou seja, o registro foi exportado, processado na ANS, mas no arquivo de devolução a ANS informou que o registro não foi aceito. Nesse caso o envio não foi realizado e portanto, a informação de que este registro foi enviado não procede, desta maneira, deve-se pressionar esse botão para cancelar o envio, arrumar o que a ANS informou para no próximo envio este registro ser incluído.

Quando o SIPSIM gera o arquivo de lote do SIB para ser enviado para a ANS, automaticamente o SIPSIM considera que o arquivo foi enviado e aceito pela ANS, colocando no campo data de envio, a data em que o mesmo foi gerado.

O que ocorre é que algum registro enviado poderá ser rejeitado pela ANS. Se isso ocorrer, haverá uma inconsistência entre o SIPSIM e os dados na ANS, pois no SIPSIM a informação do registro estará constando que o mesmo foi enviado quando na verdade foi rejeitado.

Para eliminar essa inconsistência, caso algum registro tenha sido rejeitado pela ANS, acesse o registro, cancele o envio através do botão Cancelar Envio e corrija ou exclua o registro, conforme o caso, para que este seja enviado no próximo arquivo.

Atenção: Caso algum registro tenha passado pelo SIPSIM, passado pela checagem do SIB e rejeitado pela ANS, por gentileza, informe esse fato para a OAZEZ, para aperfeiçoarmos os critérios de controle do SIPSIM.

Este Botão só irá aparecer se o registro selecionado for o último do beneficiário e a data de envio estiver preenchida.

Botão “Excluir Registro

O SIPSIM permite a exclusão do ultimo registro de um beneficiário não enviado a ANS. Isso não deve ser confundido com a opção de cancelar um beneficiário do plano.

Essa opção se refere à exclusão de fato do registro de movimentação do cadastro selecionado, do arquivo do SIPSIM, por isso deve-se tomar o máximo de cuidado ao utilizar essa opção, pois uma vez excluído não há mais como recuperá-lo.

A opção de Excluir um Registro deve ser utilizada pelos usuários do GPS e de ERP que importam os arquivos diretamente para o SIPSIM, no caso de haver rejeição de dados no Arquivo de Retorno da ANS. Caso a ANS aponte no arquivo de retorno, registros que não foram aceitos, exclua o registro do SIPSIM através dessa opção, acerte os dados no GPS ou no seu ERP, para que na próxima importação, o SIPSIM aceite novamente o registro para exportá-lo da forma adequada.

CONFIRA SEMPRE O ARQUIVO DE RETORNO DA ANS, PARA VERIFICAR SE HOUVE REJEIÇÃO DE ALGUM REGISTRO.

Caso a ANS tenha rejeitado algum registro, corrija-o para a próxima exportação.

A exclusão de um registro também pode ajudar, quando houver a impossibilidade de enviar o dado para a ANS por algum motivo, pois, quando o SIB faz a verificação do arquivo, se houver algum registro inconsistente, todo o arquivo é rejeitado.

No caso de haver a inconsistência de um registro no lote enviado, e deste fato estar prejudicando o cumprimento de prazos, cancele o envio, exclua o registro problemático, gere, valide e envie o arquivo para a ANS. Após isso, se conseguir resolver o problema do registro rejeitado, gere um novo arquivo somente com esse registro.

NUNCA DEIXE DE ENVIAR OS ARQUIVOS PARA A ANS DENTRO DO PRAZO. SE FOR O CASO, ENVIE O ARQUIVO ZERADO, PREENCHA O SIP O MELHOR QUE PUDER, MESMO COM DADOS FALTANDO, MAS NÃO DEIXE DE CUMPRIR OS PRAZOS. O SIB E O SIP PODEM SER CORRIGIDOS E ENVIADOS POSTERIORMENTE SEM PROBLEMAS, MAS O PRAZO NÃO CUMPRIDO É PASSÍVEL DE MULTA.

Trocar código

Esse botão permite alteração do código do associado de forma permanente, ao salvar alterações todos os ID’s passarão a ter aquele código.

Muito embora o SIPSIM verifique diversas inconsistências nos dados, a permissão para correções e gerenciamento dos dados pode permitir algum tipo de inadequação.

Você pode nos ajudar a aprimorar esta função do sipsim, relatando situações que o SIPSIM poderia verificar e acusar como erro de preenchimento.

Sempre que tomar ciência da alteração da legislação, que interfira no funcionamento do SIPSIM, favor consultar a OAZEZ.