Envio de e-mail Corporativo

Objetivos

Envio de e-mail primando o bom atendimento, calma, cortesia, presteza, eficiência e tolerância.

Definições

• E-mail corporativo deve ser definido como um documento, pois tudo o que fica escrito nele deve ficar registrado.

• Um e-mail deve ser claro, objetivo e conciso, começa com saudação e termina com saudação e identificação sua e da empresa na qual está representando.

• Se o e-mail indica alguma ação ou informação necessária, peça que o remetente retorne o e-mail, caso for uma ação finalizada é adequado avisar que está sempre à disposição para atender ou dirimir dúvidas.

• No corpo de texto seja o mais breve possível, e-mails longos podem não ser claros o suficiente, e informações extras (como documentos, imagens) devem ser sempre anexadas.

• Evite palavras abreviadas, pois, como se trata de documento palavras abreviadas, em muitos casos não dão uma boa impressão.

• Não utilizar expressões desrespeitosas, nem expressões que deem uma ideia de intimidade.

• Coloque-se sempre no lugar de quem receberá a mensagem, leia seu e-mail, verifique se o e-mail está escrito de forma polida, clara e assertiva. Não escreve em caixa alta, caso queira destacar alguma parte do texto, ponha em negrito, ou coloque em cor de destaque, ou sublinhado.

• É importante lembrar que a sua identificação não deve conter mais do que o necessário, assim como no atendimento telefônico não forneça números de documentos (RG, CPF) e afins. Escreva seu nome, sua posição na empresa (caso seja necessário), telefone, página da web da empresa que trabalha e até mesmo o e-mail pelo qual está enviando a mensagem. Embora seja comum vermos nomes completos, evite-o, caso tenha um homônimo seu na empresa forneça apenas um dos sobrenomes para diferenciar.

Elaborado por: Gabriela, em 3 de fevereiro de 2015.

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